Masih sering kali kita
jumpai surat dari gugusdepan pramuka yang menggunakan kop surat secara
tidak baku atau tidak sesuai dengan ketentuan. Padahal Gerakan Pramuka telah
mengeluarkan SK Kwartir Nasional Nomor 045 tahun 2011 yang mengaturnya. Kurang tersosialisasikannya
sistem administrasi gugusdepan dan Petunjuk Penyelenggaraan Gugusdepan Gerakan
Pramuka membuat munculnya berbagai versi kop surat yang saling berbeda antara
satu Gugusdepan dengan Gugusdepan lainnya. Bahkan tidak jarang yang menggunakan
acuan penulisan surat mengikuti sekolah ataupun universitas pangkalan
gugusdepan tersebut berada.
Dalam kop atau kepala surat
gugusdepan Gerakan Pramuka memuat beberapa hal sebagai berikut:
- Logo Gerakan Pramuka di samping kiri
- Logo WOSM di samping kanan
- Kalimat "GERAKAN PRAMUKA"
- Kalimat "GUGUSDEPAN" dilanjutkan dengan nama Kwartir Cabang dan Nomor Gugusdepan
- Pangkalan tempat gugusdepan tersebut berada
- Alamat pangkalan gugusdepan tersebut
- Huruf menggunakan font Arial tegak.
Yang perlu diperhatikan, satuan-satuan di bawah Gugusdepan semisal Dewan Racana, Dewan Ambalan, Dewan Penggalang, dan Sangga Kerja, tidak dapat membuat kop (termasuk stempel) tersendiri. Jika mengadakan surat menyurat harus melalui Gugusdepannya masing-masing sehingga kop surat yang dipergunakannya pun kop surat Gugusdepannya.